Hoe werkt de voorraad bij producten?

Bij elk product kun je een voorraad bijhouden. Het getal dat je in het productenoverzicht in de kolom Voorraad ziet, is geen vast saldo maar een berekening: Bouwportaal neemt het aantal dat jij hebt ingevuld en trekt daar de aantallen af die op projecten zijn geboekt. Welke boekingen meetellen, bepaal je zelf.

De berekening

Voorraad in het overzicht = het ingevulde aantal bij het product, min de geboekte aantallen in de statussen die je hebt aangezet.

Een productboeking op een project heeft altijd één van deze drie statussen:

Instellen welke boekingen meetellen

Ga naar Producten > Instellingen > Detail velden & voorraad. Onderaan die pagina staat het blok Automatische voorraad met drie schakelaars:

• Openstaande productboekingen

• Gefactureerde productboekingen

• Niet-facturabele productboekingen

Alle drie staan standaard uit. Zolang ze uit staan, blijft de voorraad precies het aantal dat je zelf hebt ingevuld en verandert er niets als er geboekt wordt. Wil je dat boeken de voorraad afhaalt, zet dan minimaal Openstaande productboekingen aan en kies daarna Opslaan.

Tip:
Voor de meeste bedrijven is alleen Openstaande productboekingen aanzetten genoeg. Zet je ook Gefactureerde productboekingen aan, dan blijft een boeking van de voorraad af nadat je hem hebt gefactureerd. Laat je die uit, dan komt het aantal weer bij je voorraad zodra de boeking op een factuur staat.

Let op:
Zet je later een schakelaar aan of uit, dan verandert in één keer de berekende voorraad van alle producten. Controleer daarna je voorraden.

Wat de voorraad niet verandert

Alleen productboekingen op een project tellen mee. Die maak je via de module Producten of via het tabblad Producten in een project. Het volgende laat je voorraad met rust:

• Een product op een offerte zetten

• Een product op een verkoopfactuur zetten

• Een inkooporder aanmaken of ontvangen. Inkopen verhoogt je voorraad dus niet automatisch

• Een inkoopfactuur inlezen en aan een project koppelen

• Producten in meer- en minderwerk

Heb je materiaal ingekocht en wil je dat in je voorraad terugzien, boek het dan zelf bij via Voorraad beheren bij het product.

Veelgestelde vragen

Waarom verandert mijn voorraad niet als ik producten boek?
Dan staan de schakelaars onder Automatische voorraad nog uit. Zet minimaal Openstaande productboekingen aan en kies Opslaan.

Verhoogt een inkooporder mijn voorraad?
Nee. Inkooporders en inkoopfacturen raken de voorraad niet. Boek ontvangen materiaal zelf bij via Voorraad beheren.

Kan de voorraad negatief worden?
Ja. Als er meer geboekt is dan je hebt ingevuld, komt er een negatief getal te staan. Je krijgt daar geen melding van.

Kan ik een minimumvoorraad instellen of een signaal krijgen bij een lage voorraad?
Nee, dat is er nu niet. Er is ook geen besteladvies.

Kan ik de voorraad meenemen in de CSV-import?
Nee. De import werkt met omschrijving, eenheid, kostprijs, verkoopprijs en BTW-tarief, eventueel met artikelnummer. De voorraad vul je daarna in bij het product.

Zie ik terug wie de voorraad heeft aangepast?
Nee, er is geen mutatieoverzicht van handmatige voorraadwijzigingen. De boekingen op projecten zie je wel terug bij het product op het tabblad Productboekingen.