Prijslijst importeren en bijwerken

Het CSV-formaat, en hoe je met een tweede import bestaande producten bijwerkt in plaats van dubbel toevoegt.

Written By Leonard

Last updated 21 days ago

Met een CSV-bestand zet je in één keer je hele prijslijst in Bouwportaal. Je kunt hetzelfde bestand later opnieuw gebruiken om prijzen bij te werken. Bouwportaal herkent dan de bestaande artikelnummers en laat je eerst zien wat er gaat veranderen.

Een bestand importeren

  1. Ga naar Producten

  2. Kies onderin Importeren

  3. Kies Download voorbeeld om het juiste formaat te krijgen

  4. Vul je artikelen in het voorbeeldbestand in en bewaar het als CSV

  5. Kies bij CSV Bestand je bestand en daarna Importeren

Het formaat van het bestand

Regel

Toelichting

Kolommen

Artikel nummer, Omschrijving, Eenheid, Kostprijs, Verkoopprijs, BTW Tarief — in deze vaste volgorde. Werk je met automatische artikelnummering, dan laat je de eerste kolom weg en houd je vijf kolommen over.

Scheidingsteken

Een puntkomma, geen komma.

Koprij

Een regel met kolomnamen mag erin blijven staan. Bouwportaal herkent hem en slaat hem over.

Maximum

10.000 regels per bestand.

Eenheden en BTW

Staat een eenheid of een BTW-tarief nog niet in je instellingen, dan wordt die automatisch aangemaakt.

Niet mee te nemen

Categorie en voorraad kun je niet importeren. Die vul je daarna aan.

Let op:
Omdat ontbrekende eenheden automatisch worden aangemaakt, levert een typefout in de kolom Eenheid een nieuwe eenheid op. Controleer die kolom dus goed voordat je importeert.

Bestaande producten bijwerken

Staat er in je bestand een artikelnummer dat al bestaat, dan werkt Bouwportaal dat product bij in plaats van een tweede exemplaar aan te maken. Je krijgt eerst een overzicht te zien:

  1. Bouwportaal meldt hoeveel bestaande producten worden bijgewerkt en hoeveel nieuwe worden aangemaakt

  2. Via Toon voorbeeld van wijzigingen zie je per product de oude en de nieuwe waarde

  3. Kies Ja, bijwerken om door te gaan, of Annuleren om te stoppen

Er verandert dus niets voordat je hebt bevestigd. Laat je een veld in het CSV leeg, dan houdt het product zijn bestaande waarde voor dat veld.

Tip:
Prijzen aanpassen van een handvol artikelen? Dan is bulk wijzigen in het overzicht sneller dan een import. Gebruik de import als je een nieuwe prijslijst van je leverancier hebt gekregen.

Verschil per instelling voor artikelnummering

Welk bestand je aanlevert, hangt af van hoe je artikelnummers toekent:

  • Handmatig — je levert zes kolommen aan en elke regel moet een artikelnummer hebben. Ontbreekt er één, dan noemt Bouwportaal de regelnummers die je moet aanvullen.

  • Automatisch — voor nieuwe producten lever je vijf kolommen aan; Bouwportaal kent de nummers zelf toe. Wil je bestaande producten bijwerken, gebruik dan zes kolommen. In dat geval moeten alle artikelnummers in het bestand al bestaan, anders krijg je een melding met de nummers die nog niet voorkomen.

Veelgestelde vragen

Krijg ik dubbele producten als ik dezelfde lijst twee keer importeer?
Niet als de artikelnummers in het bestand staan. Die worden herkend en bijgewerkt, na jouw bevestiging. Zonder artikelnummerkolom worden het wel nieuwe producten.

Mijn bestand wordt niet geaccepteerd. Wat kan er mis zijn?
Controleer of het bestand een puntkomma als scheidingsteken gebruikt, of het aantal kolommen klopt en of het echt als CSV is opgeslagen. Excel en Google Sheets zetten standaard vaak een komma.

Kan ik voorraad of categorie meenemen?
Nee. Vul de voorraad daarna in bij het product en deel de nieuwe producten in via bulk wijzigen.

Wat gebeurt er met een leeg veld in mijn bestand?
Bij een bestaand product blijft de huidige waarde staan. Bij een nieuw product blijft het veld leeg, en dan is het product mogelijk niet selecteerbaar in offertes en facturen.

Hoeveel regels kan ik in één keer importeren?
Maximaal 10.000. Heb je meer artikelen, verdeel ze dan over meerdere bestanden.

Kan ik een import terugdraaien?
Nee. Controleer daarom het voorbeeld van de wijzigingen voordat je bevestigt.