Reguliere medewerkers: accounts, toegang en licenties

Een reguliere medewerker heeft een eigen account in Bouwportaal

Sinds de introductie van virtuele gebruikers kies je bij het aanmaken van een medewerker eerst een Type. Kies je Medewerker, dan maak je een regulier medewerkeraccount aan: iemand die zelf inlogt op het portaal en de app, met een autorisatierol die bepaalt wat hij mag zien en doen.

Een regulier medewerkeraccount kost € 5 per maand. In je Bouwportaal-licentie zit al één medewerkeraccount inbegrepen, naast het bedrijfsaccount.

Wat kan een reguliere medewerker?

• Inloggen op het portaal en de Bouwportaal-app met zijn eigen e-mailadres.

• Zelf uren boeken en zijn eigen urenstaat bijhouden.

• Zijn planning bekijken.

• Opnames en opleveringen invullen en versturen.

• Projecten, documenten, offertes en facturen inzien of bewerken — precies zoveel als zijn autorisatierol toestaat.

Daarnaast geldt alles wat ook voor een virtuele gebruiker geldt: inplanbaar, uren op projecten, kostprijs en verkoopprijs, personeelsgegevens en documenten.

Medewerker of virtuele gebruiker?

Eén vraag beslist het: moet deze persoon zelf in Bouwportaal werken?

Tip: twijfel je? Begin met een virtuele gebruiker voor € 1 per maand. Blijkt later dat iemand toch toegang nodig heeft, dan zet je het Type in één keer om naar Medewerker. Alle uren, planning en gegevens blijven staan.

Wat een medewerkeraccount kost

Je past de aantallen aan via het tandwiel-icoon → Instellingen → Mijn bedrijf. Het nieuwe maandbedrag rekent direct mee zodra je op de plus- of min-knop klikt. Zit je bij het aanmaken van een medewerker aan je maximum, dan kun je in datzelfde scherm aanvinken dat er één licentie bij mag — dan hoef je niet eerst naar Mijn bedrijf.

Let op: verlagen kan alleen tot het aantal accounts dat je in gebruik hebt. Blokkeer eerst de medewerker die je niet meer nodig hebt en verlaag daarna het licentieaantal.

Een medewerker uit dienst zetten

Gaat een medewerker uit dienst, blokkeer dan het account via het blok Status op de medewerkerkaart. Alle uren, planningsitems en documenten blijven bewaard, de medewerker kan niet meer inloggen en de licentie komt vrij. Dat werkt hetzelfde voor een reguliere medewerker en een virtuele gebruiker.

Een medewerker aanmaken of beheren

De volledige uitleg over het aanmaken van een medewerker, het invullen van persoonsgegevens en tarieven, het toewijzen van rollen, en het blokkeren of verwijderen van een account staat in het artikel Medewerkers aanmaken & beheren. Let bij het aanmaken alleen op één ding: zet het veld Type bovenaan op Medewerker.

Veelgestelde vragen

Kan een medewerker meerdere rollen hebben?

Nee, één rol per medewerker. Wil je een andere combinatie van rechten, maak dan een nieuwe rol aan via Instellingen → Medewerkers → Rollen.

Hoe je rollen aanmaakt en de rechten erin aanpast, staat in De rechten van een medewerker aanpassen.

Kan ik hetzelfde e-mailadres voor twee medewerkers gebruiken?

Nee. Het e-mailadres van een reguliere medewerker is zijn inlognaam en moet uniek zijn. Bij een virtuele gebruiker mag je wél het adres van een gewone medewerker invullen, omdat daar niet mee wordt ingelogd — maar ook daar geldt: één adres per virtuele gebruiker. Heb je geen adres, verzin er dan een op je eigen domein, zoals virtueel1@jouwbedrijf.nl.

Wat gebeurt er met de uren en gegevens als ik een medewerker blokkeer?

Niets. Alle uren, planningsitems en documenten blijven bewaard en inzichtelijk. De medewerker kan alleen niet meer inloggen en wordt niet meer meegeteld voor je licenties.

Ik heb geen vrij account meer. Hoe voeg ik toch een medewerker toe?

Vink tijdens het aanmaken aan dat er een licentie bij mag (€ 5 per maand), of verhoog het aantal medewerkeraccounts vooraf via Instellingen → Mijn bedrijf. Je kunt ook een medewerker die je niet meer nodig hebt eerst blokkeren.

Kan ik een medewerker omzetten naar een virtuele gebruiker om kosten te besparen?

Ja. Open de medewerker, klik op Bewerken en zet het Type op Virtuele gebruiker. De toegang en de autorisatierol vervallen, alle historie blijft staan en het account kost daarna € 1 per maand. Verlaag daarna nog het aantal medewerkeraccounts in Mijn bedrijf, anders blijf je voor de vrijgekomen licentie betalen.

Zie Virtuele gebruikers: medewerkers zonder inlog voor wat er daarna wel en niet kan.

Kan ik mijn eigen account omzetten naar een virtuele gebruiker?

Nee. Je eigen account en het account van de applicatiebeheerder houden altijd toegang tot het portaal.