Mijn voorraad klopt niet — wat controleer ik?

Wijkt de voorraad van een product af van wat je verwacht? Loop dan deze punten van boven naar beneden na. De voorraad is altijd een berekening, dus in bijna alle gevallen zit het verschil in wat er wel of niet wordt meegeteld.

1. Controleer de drie schakelaars

Ga naar Producten > Instellingen > Detail velden & voorraad en kijk in het blok Automatische voorraad welke schakelaars aan staan. Alle drie staan standaard uit.

• Voorraad verandert nooit als je boekt? Dan staat Openstaande productboekingen uit.

• Voorraad loopt op zodra je factureert? Dan staat Gefactureerde productboekingen uit. De boeking wordt bij het factureren niet meer afgetrokken en het aantal komt terug bij je voorraad.

• Voorraad is lager dan verwacht? Dan staat er misschien een schakelaar aan die je niet nodig hebt, bijvoorbeeld Niet-facturabele productboekingen.

2. Kijk naar de boekingen van dit product

Open het product en ga naar het tabblad Productboekingen. Daar zie je op welke projecten dit artikel is geboekt, in welke aantallen en met welke status. Controleer of er boekingen tussen staan die je niet verwacht, bijvoorbeeld op een oud project of met een te hoog aantal. Een verkeerd geboekt aantal pas je aan in de boeking zelf.

3. Ga na of er handmatig is aangepast

De voorraad kan ook via Voorraad beheren zijn bij- of afgeboekt. Er is geen overzicht van die handmatige mutaties, dus overleg dit even met je collega's. Weet je zeker wat er zou moeten staan, gebruik dan Voorraad instellen om het juiste aantal neer te zetten.

4. Verwacht geen effect van inkoop en verkoop

Dit is de meest voorkomende verwachting die niet uitkomt. Deze acties veranderen de voorraad niet:

• Een inkooporder aanmaken of ontvangen

• Een inkoopfactuur inlezen en koppelen aan een project

• Een product op een offerte of verkoopfactuur zetten

• Producten in meer- en minderwerk

Heb je ingekocht, boek het aantal dan zelf bij met Voorraad toevoegen.

5. Let op halve eenheden

Werk je met m2, m3 of kg? Via Voorraad beheren kun je alleen hele aantallen bij- en afboeken. Is er in het verleden afgerond, dan kan dat een klein verschil verklaren. Pas het voorraadveld in het product zelf aan om een aantal met decimalen neer te zetten.

Let op:
Verandert er iets aan de drie schakelaars, dan verspringt de berekende voorraad van alle producten tegelijk. Controleer na zo'n wijziging steekproefsgewijs een paar artikelen.

Veelgestelde vragen

Mijn voorraad staat negatief. Is dat een fout?
Nee. Er is meer geboekt dan je hebt ingevuld. Tel je voorraad en zet het juiste aantal neer met Voorraad instellen.

Krijg ik een melding als de voorraad onder nul komt?
Nee, er is geen signalering en geen minimumvoorraad.

Kan ik een overzicht van alle voorraadwijzigingen krijgen?
Van handmatige mutaties niet. De boekingen op projecten vind je per product op het tabblad Productboekingen.

Waarom klopt de voorraad van één product niet en van de rest wel?
Kijk dan eerst naar de boekingen van dat ene product. Meestal staat er een boeking met een verkeerd aantal of op een verkeerd project.

Kan ik een product met boekingen verwijderen?
Nee. Bouwportaal weigert dat en adviseert je het product te deactiveren, zodat de historie bewaard blijft. Verwijder je producten via bulk wijzigen, dan gaan de boekingen wél mee.