Bijlagen bij een product en alle boekingen terugvinden

Op de pagina van een product staan twee tabbladen die vaak onbekend zijn: Documenten en Productboekingen. Met het eerste bewaar je bestanden bij een artikel, met het tweede zie je waar dat artikel allemaal is gebruikt.

Bijlagen bij een product

Op het tabblad Documenten bewaar je bestanden die bij het artikel horen: een technische fiche, een veiligheidsblad, een productfoto of een prijsafspraak met je leverancier. Iedereen die het product bekijkt, vindt ze daar terug.

Een document toevoegen

1. Open het product en ga naar het tabblad Documenten

2. Sleep het bestand in het vak, of kies Document toevoegen

3. Vul een Document naam in en eventueel een Omschrijving

4. Kies Toevoegen

Bij elk document zie je wanneer het is toegevoegd en door wie. Via het menu achter een regel kun je het openen of downloaden, de naam en omschrijving wijzigen, of het verwijderen.

Tip:
Voeg je meerdere bestanden in één keer toe door ze samen in het vak te slepen? Pas daarna per document de naam en de omschrijving nog aan, zodat je collega's zien wat het is.

Meerdere documenten in één keer downloaden
Vink de documenten aan en kies onderin Download ZIP. Je ontvangt een e-mail met een downloadlink zodra de bestanden klaarstaan.

Alle boekingen van één product

Op het tabblad Productboekingen zie je elke keer dat dit artikel op een project is geboekt. Handig als je wilt weten waar een partij materiaal is gebleven, of als je een voorraadverschil wilt uitzoeken.

Je ziet per boeking:

• Datum en Aantal

• Notitie — de opmerking die bij de boeking is ingevuld

• Status — Open, Gefactureerd of Niet facturabel

• Geboekt door — welke medewerker de boeking heeft gemaakt

• De gegevens van het project, zoals projectnummer, naam, status en categorie

Via de rechtermuisknop op een regel kun je Factuur openen of Project openen kiezen. Staat er nog geen factuur bij een boeking, dan krijg je daarvan een melding.

Let op:
Verwijder je een product, dan verdwijnen ook de bijlagen en de boekingen. Wil je een artikel niet meer gebruiken maar de historie bewaren, zet het dan op inactief.

Veelgestelde vragen

Welke bestandstypen kan ik toevoegen?
Er is geen beperking op het type bestand. PDF's, afbeeldingen, Word- en Excel-bestanden en ZIP-bestanden kunnen allemaal. Van afbeeldingen krijg je een voorbeeldweergave te zien.

Zien mijn opdrachtgevers deze bijlagen?
Nee. Documenten bij een product zijn voor intern gebruik. Bestanden die je met een opdrachtgever wilt delen, zet je bij het project.

Waarom zie ik de kolom Geboekt door niet?
Die is er alleen als je het recht hebt om boekingen van alle medewerkers te zien. Zonder dat recht zie je alleen je eigen boekingen.

Kan ik een boeking hier aanpassen?
Nee, dat doe je op het project waar de boeking bij hoort, op het tabblad Producten.

Waarom staat er niets op het tabblad Productboekingen?
Dan is dit artikel nog nooit op een project geboekt. Losse regels op offertes en facturen komen hier niet in te staan; alleen echte productboekingen op een project.