Leonard

Zelf aan de slag met onze software? Wij hebben hier alle nodige informatie voor een complete inrichting verzameld.

Aan de slag

Om goed van start te gaan willen we allereerst de inrichting voltooien, hiervoor hebben wij een aantal stappen toegevoegd welke je inclusief de status rechtsboven kunt inzien.

Snelle startgids 

Welke type accounts zijn er en hoe beheren we de toegang tot verschillende onderdelen doormiddel van gebruikersrechten?

Verschillende type accounts

Hoe maak ik een nieuw project aan?

Hoe je een medewerker of een opdrachtgever uitnodigt om in te loggen op het portaal.

Hoe nodig ik een medewerker of opdrachtgever uit voor het portaal?

Hoe maak ik een offerte aan?

Hoe maak ik een factuur aan?

Waar vind ik de planning?

Ik ontvang geen activatiemail na registratie — hoe komt dat?

Kan ik een groep klanten in één keer mailen vanuit Bouwportaal?

Zoek naar artikelen die je kunnen helpen bij je vraag

Feedback

Roadmap

Product updates

Leg meer- en minderwerk per project vast, laat het akkoorden met een pdf en neem het mee in je termijnschema en facturen.

Meer- en minderwerk

Waar je meer- en minderwerk vindt, wat je ermee doet en waar het bedrag verder in je project terugkomt.

Zo werkt meer- en minderwerk in Bouwportaal

Stap voor stap een meerwerkregel vastleggen, met uitleg per veld en wat je doet als opslaan niet lukt.

Meerwerk of minderwerk toevoegen, bewerken en verwijderen

Gebruik een offerte als basis voor je meerwerk, zodat de prijs wordt overgenomen en je de offerte vanuit de regel terugvindt.

Meerwerk koppelen aan een offerte

Wat Geregistreerd, Akkoord, Niet akkoord en Gefactureerd betekenen, en welke regels meetellen in je totalen.

De statussen van meerwerk

Maak een meerwerkoverzicht als pdf met een ondertekenblok, zodat je opdrachtgever voor akkoord kan tekenen.

Meerwerk als pdf downloaden en laten akkoorden

Zo neem je meer- en minderwerk op in je termijnfacturen, en waar je op let als je het los factureert.

Meerwerk factureren via het termijnschema of een losse factuur

Hoe meer- en minderwerk meetelt in het blok Opbrengsten, in Te factureren en in het percentage gefactureerd.

Meerwerk terugzien op het tabblad Inzicht

Antwoorden op de vragen die het vaakst opkomen: rechten, contacten, btw, goedkeuring door de opdrachtgever en meer.

Veelgestelde vragen over meer- en minderwerk

Inkooporders

Inkooporder aanmaken

Ik zie minder inkooporders dan verwacht – filter controleren

E-mails

E-mail instellingen + DNS Records

Standaard e-mailteksten

Klant ontvangt geen e-mails vanuit Bouwportaal

Offerte of factuur versturen mislukt door spatie in e-mailadres

Hoe pas ik de afzendernaam aan op facturen en offertes?

E-mails versturen vanuit mijn eigen e-mailadres (eigen domein instellen)

Medewerkers

Medewerkers aanmaken & beheren

Kan ik per medewerker instellen welke modules hij ziet?

Hoe je het account van een medewerker of virtuele gebruiker blokkeert bij uitdiensttreding, zonder historische gegevens te verliezen.

Een medewerker uit dienst melden (deactiveren)

Hoe je een medewerker een andere autorisatierol geeft, of de rechten binnen een bestaande rol wijzigt.

De rechten van een medewerker aanpassen

Hoe je een ZZP'er verwerkt: als medewerker met toegang, als virtuele gebruiker zonder toegang, of als onderaannemer via een inkoopfactuur.

ZZP'ers inhuren en hun uren registreren in Bouwportaal

Wat een virtuele gebruiker is, wanneer je er een gebruikt, wat het kost en hoe je wisselt tussen een virtuele gebruiker en een gewone medewerker.

Virtuele gebruikers: medewerkers zonder inlog

Wat een regulier medewerkeraccount is, wat het kost, wat een medewerker ermee kan en wanneer je beter voor een virtuele gebruiker kiest.

Reguliere medewerkers: accounts, toegang en licenties

Mike Bulter

Krijg grip op je bouwplanning met taken- en activiteitenbeheer

Activiteiten

Eenvoudig medewerkers aansturen of reminders aanmaken.

Maak eenvoudig meerdere activiteit types aan, waarmee je duidelijk onderscheid kan maken onder de aangemaakte activiteiten.

Activiteit types

Voordat je begint te werken met Bouwportaal, moet je eerst de gegevens van je organisatie goed inrichten. Denk bijvoorbeeld aan je bedrijfslogo, uurtarieven en e-mailinstellingen. 

Instellingen

Hoe kan ik een factuurnummer ophogen of aanpassen?

G-rekening toevoegen: wat is een N-rekening en hoe stel ik dit in?

Waar wordt onze data opgeslagen en is er een backup?

Maak de meest uitgebreide en professionele offertes met onze offerte module.

Offertes

Heb je al een project in Bouwportaal voor de te maken offerte?
Selecteer project > Offerte > Nieuwe offerte

Nog geen project en wil je een losse offerte maken?
Menu linkerzijde > Offertes > Nieuwe offerte

Offerte maken en versturen

Tandwiel rechtsboven > Instellingen > Offertes 

Offerte instellingen

Verloren offertes

Ik zie minder offertes dan verwacht – filter controleren

Hoe je offerteregels als optioneel markeert zodat de klant zelf kiest welke posten hij meeneemt bij het accorderen.

Optionele posten toevoegen aan een offerte

Offerte omzetten naar factuur

Makkelijk en snel uren registreren. Per medewerker of direct voor het hele team, geregeld binnen een paar tellen met onze app.

Urenregistratie

Efficiënt Werktijden Registreren voor en door medewerkers

Uren boeken / registreren

Exporteer uren per project, per medewerker of een ander gewenst overzicht. 

Uren exporteren

Niet-zichtbare uren in de module Uren

Een urenboeking bewerken

Ik zie minder uren dan verwacht – filter controleren

Uurtypes verschijnen niet bij het boeken van uren op een project

Hoe bewerk ik een geboekte urenregistratie?

Hoe exporteer ik geboekte uren voor de verloning?

Factureren vanuit je project. Zo heb je altijd inzicht wat er openstaat en wanneer je wat kunt factureren.

Verkoopfacturen

Maak termijnschema's, genereer regiefacturen en maak losse facturen direct vanuit je project.

Verkoopfactuur maken en versturen

Beheer standaard toelichting, afsluiting, voettekst, bijlagen en stel standaard factuur waardes in. 

Verkoopfactuur instellingen

Genereer een manuren staat van geboekte uren binnen je projectboekingen en stuurde deze mee met de factuur. 

Manurenstaat toevoegen aan factuur

Exporteer facturen vanuit het facturen overzicht of vanuit een project.

Facturen exporteren

Handleiding: Verzendherinneringen bij verkoopfacturen


Facturen niet zichtbaar in het overzicht

G-Rekening instellen bij facturen

Concept / pro forma facturen versturen

Herinnering versturen mislukt: "Deze factuur heeft geen workflow"

Hoe stuur ik een handmatige herinnering als de factuur geen workflow heeft?

Workflow stuurt herinneringen naar klanten met een verkeerde betalingstermijn

Wordt de factuur opnieuw verstuurd als ik achteraf een herinneringsworkflow koppel?

Kan ik bij een handmatige herinnering zelf kiezen welke stap ik verstuur?

Ik zie minder facturen dan verwacht – filter controleren

Kan ik een factuur verwerken in Bouwportaal zonder hem naar de klant te mailen?

Er zit geen iDEAL-link bij mijn factuur — hoe voeg ik die toe?

Kenmerk weergeven op factuur

Inkoopfacturen automatisch uitlezen en koppelen aan je projecten.

Inkoopfacturen

Lees je inkoopfacturen automatisch in met onze scan en herken module en koppel de kosten aan je project. 

Inkoopfacturen invoeren en koppelen

Inkoopfactuur geëxporteerd, maar een wijziging daarna is niet meegenomen

CSV-bestand uploaden voor opname-artikelen werkt niet na bewerken in Google Sheets

Ik zie minder inkoopfacturen dan verwacht – filter controleren

Waar vind ik het e-mailadres om inkoopfacturen naartoe te mailen?

Hoe je een inkoopfactuur voor materialen aanmaakt, koppelt aan een project en de kosten vervolgens doorbelast via een verkoopfactuur.

Materialen inkopen, koppelen aan project en doorbelasten

Maak projecten aan, volg de progressie, beheer documenten en ga voor volledige controle.

Projecten 

Binnen de project administratie is de begin van ieder nieuw project het aanmaken van dit project. Dat betekent nog voordat er een offerte of een opname is gemaakt het project al kan worden aangemaakt. 

Project aanmaken

Extra velden, project categorieën en project statussen instellen

Project instellingen

Hoe archiveer ik een project, hoe zet ik een gearchiveerd project terug en waar vind ik deze? 

Projecten archiveren / gearchiveerde projecten

Exporteer je projecten en de onderliggende project informatie in verschillende export formaten met slechts een enkele klik. 

Projecten Exporteren

Wijzigingen gaan verloren bij een factuur met veel regels

Artikelen in een opname lijken opgeslagen maar verdwijnen na verlaten van het scherm

Verwijderde plattegronden zijn nog zichtbaar in de tussentijdse opname

Bij een nieuwe lijst voor de onderaannemer worden al afgevinkte punten opnieuw getoond

Wat is het verschil tussen een opname en een oplevering in Bouwportaal?

Ik zie minder projectboekingen dan verwacht – filter controleren

Ik zie minder projecten dan verwacht – filter controleren

Sommige medewerkers zien een project niet — hoe komt dat?

Hoe koppel ik inkoop- en verkoopfacturen aan een project?

Kunnen opdrachtgevers inloggen om het project te volgen?

Bekijk kosten, opbrengsten, resultaat en marge per project op het tabblad Inzicht, of voor al je projecten tegelijk in de module Inzicht.

Projectmarge en financieel overzicht inzien (Inzicht)

Uitleg over wat mogelijk is bij het starten van een nieuw project en welke onderdelen wél gekopieerd kunnen worden.

Kan ik een projectsjabloon aanmaken of een project dupliceren?

Verdeel de aanneemsom over bijvoorbeeld 21% en 9% btw, zodat je termijnfacturen per tarief het juiste bedrag krijgen.

Aanneemsom splitsen over meerdere btw-tarieven

Documenten

Voeg PDF's, JPEG, PNG, MP3, MP4, WEBP en JPG bestanden toe aan je projecten.

Documenten beheer

Zorg ervoor dat al je personeel weet wat ze moeten doen en waar ze naar toe moeten. Laat ze taken gereed melden en direct uren en producten boeken.

Planning

Gemakkelijk je personeel / medewerkers inplannen en taken laten gereed melden. 

Personeels / medewerkers planning

Hoe je de geplande uren per medewerker per week inziet — er is geen automatisch totaal, maar wel een week-overzicht.

Hoeveel uur is een medewerker ingepland voor de komende week?

Materialen gebruikt op het project? Boek ze in enkele klik en krijg inzicht op je project of bereken ze direct door aan je opdrachtgever.

Producten / Materialen

Project materialen boeken en de boeking(en) beheren

Project Materialen Boeken

Beheer je producten / materialen lijst zodat de beschikbare producten altijd up to date zijn en de juiste kostprijs en verkoopprijs hebben. 

Producten / materialen beheren

Hoe voeg ik een dienst toe zoals tegelen, stucen of schilderen?

Categorieën aanmaken, aan producten koppelen en gebruiken om je productenlijst te filteren.

Producten indelen met categorieën

Een product is alleen selecteerbaar als het actief is en vijf velden gevuld zijn. Zo controleer je dat.

Mijn product verschijnt niet in de offerte, factuur of inkooporder

De voorraad is een berekening: je basisaantal min de geboekte aantallen die je zelf laat meetellen.

Hoe werkt de voorraad bij producten?

De drie acties in Voorraad beheren, met een rekenvoorbeeld van het verschil tussen toevoegen en instellen.

Voorraad bijboeken, afboeken of instellen

Checklist voor een voorraad die te hoog, te laag of onverwacht negatief is.

Mijn voorraad klopt niet — wat controleer ik?

Het CSV-formaat, en hoe je met een tweede import bestaande producten bijwerkt in plaats van dubbel toevoegt.

Prijslijst importeren en bijwerken

Kies of Bouwportaal artikelnummers uitdeelt of dat je ze zelf invult, en stel het volgnummer in.

Artikelnummers automatisch of zelf toekennen

Prijzen, BTW, eenheid of categorie van een hele selectie producten aanpassen, of ze in bulk verwijderen.

Meerdere producten in één keer wijzigen

Inactief haalt een product uit de zoeklijsten en houdt de historie intact. Verwijderen kan vaak niet.

Een product op inactief zetten in plaats van verwijderen

Met detailvelden leg je extra informatie per product vast, zoals merk, leverancier of brandklasse.

Eigen velden aan producten toevoegen

Overzicht van de vier instellingenschermen bij Producten: categorieën, detailvelden en voorraad, eenheden en BTW-tarieven.

Producteninstellingen inrichten

Ik zie minder producten dan verwacht – filter controleren

Exporteer je productenlijst of een selectie daarvan, bijvoorbeeld om prijzen in Excel aan te passen.

Producten exporteren

Staat het artikel nog niet in je lijst? Maak het aan vanuit het boekingsscherm zonder je project te verlaten.

Een nieuw product aanmaken terwijl je boekt

Van productboeking naar factuurregel via het tabblad Projectboekingen, en hoe je een boeking niet-facturabel maakt.

Geboekte producten doorbelasten naar een factuur

Documenten aan een product hangen, zoals technische fiches, en per product zien op welke projecten het is geboekt.

Bijlagen bij een product en alle boekingen terugvinden

Alles over de verschillende koppelingen, hoe deze in te richten en wat je er mee kunt.